Le déménagement professionnel doit (aussi) se préparer !

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Moins familier que celui des particuliers, le déménagement des entreprises n’en reste pas moins stressant, pour les dirigeants comme pour le personnel. Il doit être scrupuleusement anticipé et préparé jusqu’à 6 mois à l’avance. Comment être certain de le réussir ?

Le déménagement d’entreprise : un planning à respecter

Plus compliqué à planifier que le déménagement d’un appartement ou une maison, le déménagement d’entreprise implique l’ensemble du personnel et même plus : salariés, service des ressources humaines, dirigeants et… déménageurs. En effet, si les employés peuvent eux-mêmes préparer leurs cartons, le mobilier, poste de travail (bureau, ordinateur, chaises…), matériel de réunion (tables, tableaux, écrans) ou encore dossiers d’archives seront transportés par des professionnels du déménagement. De quoi respecter quelques bonnes pratiques pour éviter les mauvaises surprises, en suivant à la lettre un planning validé en amont par l’ensemble des équipes : cela permettra une meilleure communication vers les salariés qui verront ainsi leur stress réduit.

Les étapes-clés du déménagement d’entreprise

Avant même d’envisager le déménagement, le dirigeant doit se poser la question des travaux : dans l’immeuble quitté comme dans les nouveaux locaux, quelles interventions seront nécessaires ? Pour quel coût ? Dans quels délais ? Réseaux électriques, cloisons ou plafonds peuvent poser problème : il convient d’anticiper ces opérations. Établir un cahier des charges peut s’avérer nécessaire, pour ces travaux comme pour l’organisation interne du déménagement. Le dirigeant peut ainsi désigner des relais dans son entreprise, afin de communiquer de manière descendante (planning, processus et délais) mais aussi ascendante (problèmes rencontrés, réticences éventuelles…).

Enfin, se pose également la question du stockage si les nouveaux locaux sont moins spacieux que les anciens. Pour des raisons pratiques, il peut être intéressant de profiter du déménagement pour archiver ses dossiers, par exemple à l’aide de solutions de stockage pour les professionnels. Ne vous reste plus alors qu’à informer les salariés pour que ces derniers démarrent le tri de leurs affaires et de leurs archives.